Introduction
Nous savons qu' Odoo sert de plateforme ERP visant à simplifier les opérations organisationnelles. Dans toute organisation, gérer une multitude de documents, notamment des factures et des factures, peut s'avérer assez difficile, conduisant souvent à des fichiers égarés ou négligés. Cependant, avec l’introduction de nouvelles fonctionnalités, notre gestion documentaire est devenue plus rationalisée. Nous pouvons désormais facilement organiser les documents en catégories et les localiser rapidement à l'aide du module Document d'Odoo.
D'un simple clic, tous les documents peuvent être téléchargés sur Odoo. Qu'il s'agisse de fichiers individuels ou de documents groupés, Odoo offre la flexibilité nécessaire pour les organiser efficacement. De plus, cette fonctionnalité est améliorée par des capacités d'IA permettant de faire correspondre de manière transparente les champs du document avec la base de données d'Odoo.
À propos de l'OCR
OCR, abréviation de Optical Character Recognition, joue un rôle crucial dans la conversion de divers types de documents – y compris les papiers numérisés, les PDF et les images – en formats modifiables et consultables. En transformant le texte des documents en un format lisible par machine, l'OCR simplifie les tâches telles que la gestion des documents, la saisie des données, la traduction et les services d'accessibilité pour les personnes malvoyantes.
Importance de l’OCR en entreprise
La gestion documentaire revêt une importance considérable dans les opérations commerciales, notamment en comptabilité. Les documents servent de preuve de toutes les transactions financières, y compris les crédits et débits avec d'autres sociétés. Il est donc essentiel de protéger les factures, factures et autres documents. Cependant, la mise à jour manuelle de ces documents peut prendre du temps. Le module Document fournit une plate-forme centralisée pour gérer efficacement tous les documents.
Module Documents
étapes pour mettre à jour un document numérisé via le module Document dans Odoo
1. Accédez au module Document et téléchargez le document numérisé contenant des factures ou d'autres documents pertinents. Odoo accepte différents formats d'image pour un téléchargement facile
2. Une fois le document téléchargé, activez l'action nécessaire qui lui est associée. Par exemple, si le document doit générer une facture client, activez l'action "Créer une facture client".
3. Lors de l'activation de l'action, le document subira un processus de numérisation automatique. Ce processus est alimenté par l'IA et extrait tous les détails pertinents du document. Une fois la numérisation terminée, tous les détails de la facture client seront mis à jour.
4. Si des modifications sont apportées ou si des détails supplémentaires doivent être récupérés, les utilisateurs peuvent cliquer sur le bouton d'actualisation. Cela déclenche l'IA pour mettre à jour le document avec les dernières informations.
5.Après le processus de numérisation, examinez les détails extraits du document. Les utilisateurs peuvent modifier certains détails si nécessaire. Cela garantit que toutes les informations sont exactes et à jour.
La numérisation grâce à la comptabilité
Comptabilité>>Configuration>> paramètres>>Numérisation
Les utilisateurs peuvent configurer les paramètres de numérisation des documents pour les factures fournisseurs et les factures clients en fonction de leurs besoins. De plus, les documents peuvent être mis à jour directement via le bouton de téléchargement dans les factures des fournisseurs.
Avantages de l’OCR dans Odoo
- Rapprochement automatique des partenaires basé sur les informations du document dans les factures fournisseur ou client créées.
- Amélioration de la correspondance entre les bons de commande et les factures dans Odoo.
- Recherche et récupération faciles de documents dans le module Document.
- Le regroupement des documents en fonction de leur objectif améliore l'organisation et l'accessibilité.
Conclusion
L'intégration de la technologie OCR dans le module Document d'Odoo révolutionne la gestion documentaire pour les entreprises. En tirant parti de la numérisation basée sur l’IA, les utilisateurs peuvent convertir en toute transparence les documents numérisés en formats modifiables et consultables. Cependant, il est crucial de vérifier si votre version Odoo a accès à cette technologie OCR. L'OCR est principalement disponible dans la version Entreprise avec certains crédits gratuits à utiliser, mais il faut acheter des crédits pour l'utiliser à des fins avancées. Quoi qu’il en soit, la technologie OCR s’avère être une fonctionnalité incroyablement bénéfique, évitant efficacement la perte de temps associée au traitement manuel des documents.